Encara que de vegades no se li dóna molta importància, la realització d’un inventari a l’empresa és fonamental per poder tenir un bon control i valoració de la mateixa.
Un inventari no és una altra cosa que el recompte físic de les existències que tenim a la mateixa i es fa totalment necessari a les empreses que es dediquen a la venda de mercaderies. D’aquesta manera es té la “fotografia” del patrimoni doncs a més de realitzar-se per a les existències posades a la venda es pot estendre als actius (diners, mobiliari, drets…etc) de la mateixa empresa. Podem dir que a nivell comptable ampli l’inventari es compon de l’actiu (què té l’empresa), passiu (què ha de) i capital. Però ara mateix ens centrarem en l’inventari de mercaderies per ser l’utilitzat en comptabilitat per determinar el valor del gènere que tenim encara a la venda (estoc) o el que hàgim pogut perdre per deterioració, per exemple.
Normalment al mes de gener solem veure tendes amb el cartell de “Tancat per inventari”, això és perquè com a mínim una vegada a l’any s’ha d’explicar el gènere posat a la venda en la mateixa; no obstant això en empreses grans aquest inventari s’ha de fer mensual. En el cas de tenir productes peribles el control ha de ser molt més exhaustiu.
En primer lloc cal dir que existeixen diversos mètodes de valoració d’inventaris i es poden basar en costos històrics o en els esgotaments de estocs, per tant tindrem:
- Cost mitjà ponderat: càlcul del preu unitari després de cada entrada, després de totes les entrades o sobre el total de totes les entrades i el estoc inicial. Est és el mètode més neutral de tots i al seu torn el recomanat per la norma internacional de valoració NIC2.
- Mètode FIFO: primera a entrar primera a sortir.
- Mètode LIFO: última a entrar primera a sortir.
- Mètode HIFO: preu d’entrada més alta.
- Mètode NIFO: propera entrada primera sortida. Es valoren al preu de reposició més proper.
Una vegada pres com a referència un mètode de valoració hauríem de proposar-nos realitzar l’inventari físic.
Com hem de planificar un inventari d’existències?
Època de l’any, setmana del mes i dia de la setmana idonis per no interferir en l’activitat normal de l’empresa. Per lògica no anem a triar el 24 de desembre per realitzar un inventari però sí un dilluns de l’última setmana del mes que sabrem que no tindrem tants clients. En qualsevol cas hi ha empreses que no tanquen per inventari sinó que els realitzen durant l’horari de tancament. Això ja, elecció de l’empresa.
- Mitjans humans: podem contractar una empresa perquè ens realitzi els inventaris i d’aquesta manera no sobrecarregar al nostre personal o per contra seleccionarem dins del personal de l’empresa els qui faran els inventaris.
- Esquema procediment: hem de tenir ben clar si organitzarem els inventaris per família, secció, tipologia de producte, prestatgeries…etc. Així tindrem la seguretat de no deixar-nos mercaderies o (en ocasions passa) recomptar dues vegades un determinat grup de productes.
- Comptabilització i anàlisi del resultat: Aquesta part li toca al departament comptable i es tracta de revisar si els resultats que dóna l’inventari físic es correspon amb l’entrada de mercaderies registrada en l’empresa. Podrem comprovar si existeix una correspondència entre el estoc físic i el comptabilitzat. També es veurà si hi ha una lògica entre les compres-vendes+estoc. Si això no fos així es tractaria que o bé falta gènere, s’ha deteriorat, s’ha perdut…etc.
Com hem de comptabilitzar la variació de estoc després d’un inventari?
El compte comptable per poder reflectir la variació de estoc (diferència en inventari físic) pot ser qualsevol d’aquestes depenent del producte/s del que es tracti:
610: variació de mercaderies
611: variació de matèries primeres
612:variació d’altres aprovisionaments
710: variació de productes en curs
711: variació d’existències de productes semi acabats
712: variació d’existències de productes acabats
713: variació de subproductes, residus i materials recuperats
Així hem de durant l’any anirem comptabilitzant les compres d’aquesta manera:
————————————————————————————————–
(600) Compres a Proveïdor (400)
1.000€ 1.000€
————————————————————————————————–
A la realització del estoc comptabilitzarem la diferencia d’aquesta manera:
————————————————————————————————–
(300) Mercaderies actuals a Mercaderies anteriors (300)
1.200€ 1.000€
. a 200€ Variació mercaderies (610)
————————————————————————————————–
I per acabar podem analitzar si la diferència de l’import entrat a compres i l’import de les vendes (a preu de cost) coincideix amb el que tenim en estoc. No donarà exacte, ho sabem però hauria de donar molt aproximat si volem tenir bé la nostra comptabilitat i el control d’estoc físic.
